高等IM体育登录网址公文是高校依法治校和进行校务活动不可缺少的重要工具，是上情下达、下情上报、横向沟通的基本手段，是师生员工处理事务的法定依据。公文处理工作是一项政治性很强的工作，它直接关系到高校日常工作的运转，关系到领导职能的发挥，关系到党的教育方针和IM体育登录网址各项政策的贯彻执行。公文处理的效率，直接关系到IM体育登录网址各项工作能否正常有序开展。然而，目前一些高校在公文处理过程中还存在诸多问题，本文就此做一探讨。

一、集体无意识，教职工重视程度亟待提高

很多人认为，公文写作不需要学，格式上的问题是死的，没什么学问，必要时上网查一下相关的范文，比葫芦画瓢就可以了。事实上，在浮躁心态下，临时抱佛脚很难写出真正适用的公文来。如果说模仿是第一步，那么，善于改写才能不断进步。只有热爱本职工作，对本单位的实际情况了如指掌，熟悉国家的相关政策和规定，而且具备一定的语言文字功底，才能写好、用好公文。

过去很长一段时间，公文处理被分为党委系统公文和行政系统公文两个方面。新近颁发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），实现了新中国成立以来首次党政公文合一，解决了我国公文处理长期以来存在的党政不分或者混淆不清的问题。这里所谓党政公文合一，不是说今后在行文中可以党政不分、以党代政，胡乱行文，而是说：在以后的党政公文处理实践中，党政机关将遵循统一的规范、统一的标准和格式行文。由此可见，只有从思想上重视它，才能真正把高校公文处理好。

然而，对于IM体育登录网址下发的各类公文，不少教职工漠不关心，各忙各的事情。这是一种集体无意识状态，我们对于公文处理的重视程度亟待提高。

二、被动拟稿人应付差事，公文质量不高

公文拟稿人一般是被动写作，缺少写作热情，甚至对这项任务毫无兴趣。高校公文质量不高，这是一个最根本的原因。公文写作并不尊重个人的喜好，如果不热爱本职工作，很难在公文写作方面有所进步。

公文拟制方面的问题很多，这里仅举几例，对高校公文处理中常见的问题做一简要分析。

（一）公文标题问题实例分析

关于公文标题的拟定，常见的问题实例及分析改正如下：

例1：关于做好今年政治理论学习安排

问题是要素不全。标题拟写不准确，缺少文种，应该拟为“关于做好今年政治理论学习安排的通知”。

例2：××高校关于募捐活动的情况汇报

问题是生造文种。“汇报”不能作为一种文种，根据文件内容得知该高校要把募捐活动的情况报告给上级单位，因此应该将文件标题改为“××高校关于募捐活动情况的报告”。

例3：××高校关于科研管理工作改革的请示报告

问题是乱用、混用文种。这一错误最常见的就是将“请示”与“报告”不分。按照规定，“请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。例三中标题用了“请示”和“报告”两个文种，给上级机关是否批办带来了困惑。应改为“××高校关于科研管理工作改革的请示”。

例4：转发《中共教育部党组关于加强普通高等IM体育登录网址基层党组织建设的意见》的通知

例5：关于转发《关于贯彻落实〈教育部关于××的通报〉有关问题的通知》的通知

问题是用词重复、叠加。介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，标题冗长，不易理解，这种现象多见于转发式公文标题中。对此可采取省略法、替代法、直转法进行处理。按照以上方法，可以将病例四改为“转发《中共教育部党组关于加强普通高等IM体育登录网址基层党组织建设的意见》”；病例五改为“转发教育部发〔2013〕×号关于××××的通知”。

（二）公文文种选择问题实例分析

公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。经常出现的错误有：生造文种，混用文种等。

1.容易混用的文种：请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文，是高等IM体育登录网址使用频率较高且容易混淆的文种。如果将“请示”文种用“报告”形式呈送上级，往往得不到上级的批复（答复），不仅贻误工作，而且误以为领导对本部门工作不够重视，自己挫伤自己的积极性。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间有八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作，需要上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。 八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

2.常被生造的文种：计划与总结

在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作计划（规划）”作为公文文种行文，这是欠妥的。“工作计划”不是公文文种。如有必要作为公文文种行文，可采用意见文种，标题应为“关于开展XXXX年度工作的意见”。

“总结”也不是公文文种，不能将工作总结作为公文文种行文，公文标题不能是“XX学年工作总结”。但是有的公文确实带有工作总结性质，可以采用“报告”文种，因为工作总结其实就是向上级汇报工作，标题可以是“XX学年工作情况的报告”，这样就比较规范了。

（三）正文结构层次序数的标示问题

公文正文结构层次序数的标示：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“（1）”后面加“、”，以及“1.”小圆点标为“、”。

这里有一个特殊情况：我们经常见到，第一层“一、”之后的正文部分，没有第二层、第三层序号，直接就是第四层“（1）”。如果当作正文、而不是作为标题来处理，这样是可以的，不是错用。

（四）数字和标点符号问题

公文中数字的表示，在写法上有很多讲究，短时间内难以备述。最常见的小错误是出于习惯，不该省略的硬要省略，例如：把“1999年”写成“99年”，不规范；又如把“3万～8万”写成“3～8万”、把5%～15%写成“5～15%”，不正确。

在公文处理中，还常出现滥用标点符号的错误。例如：公文的发文字号由机关字号、年份、顺序号组成。例如校发〔2013〕××号，其中的年份一项应标注六角号〔〕，而在实际运用时往往被误用为中括号[ ]。

三、公文满天飞，缺少连续性

公文满天飞，特别是各类通知层出不穷，一些事项发了文不见有结果，给人一种印象是：办事效率不能太高，因为有些政策和规定缺少连续性，办事效率越高越容易返工，干的越多越容易犯错误。对于一些重要事项，好像大家都不知道具体应该怎么做，或者不同的专家、不同的领导者有不同说法，昨天说是那样做，今天又说这样做，造成前后下发的公文要求不一致，缺少连续性，让人穷于应付，甚至无所适从，以至于很多事情流于形式。

究其原因，主要是没有严格按照公文处理的有关规定执行。例如：按规定，将公文呈送发文机关负责人签发之前，办公室负责人要认真做好审核工作，审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定。现实中，有关人员不重视审核环节。在收文办理方面，一般来说，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。但是在现实中，办公室负责人、特别是各单位文秘人员好像只负责文字校对，不重视催办等环节。再如：按规定，主管校领导、单位领导审批公文时应认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。但是现实中对一些涉及资金投入的事项，往往先要写上“在理事长同意的前提下可以办理”之类，实际上你只要签名就意味着同意，就得承担相应的责任。目前一些高校没有建立起专门的机要保密室和机要阅文室，缺少关于密级文件的保密措施，有一些应该保密的事情往往搞得人人都知道。涉密公文公开发布前应当履行解密程序，但是现实中公开发布的时间、形式和渠道都比较随意。还有，按规定，公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定；公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。但是现实中已经撤销或废止的公文仍在传播，导致有些规定前后不尽一致，甚至互相矛盾。